第一章  总则
    第一条为切实做好员工档案管理工作，提高我司员工档案管理水平，使我司员工档案管理工作更加科学化和规范化，结合工作实际，制定本规定。
    第二条本规定适用于我司的普通高等学历教育研究生和本科、专科（高职）员工的档案管理工作。
    第三条员工档案应明确专人管理。管理人员必须政治可靠，作风正派，能够严格遵守档案管理制度，严守秘密，热爱本职工作，刻苦钻研业务，积极为员工服务。
    第四条员工档案是员工自升入中学后所形成的有保存价值的文字资料，是学习阶段的真实记载，它为毕业后的工作单位或更高层次的学历培养部门提供可靠的依据。
第二章  档案管理职责
    第五条各学院、各有关部门应明确职责，认真落实员工档案管理工作，研究生院、教务处负责调档工作，确保新生档案及时转递给所在学院；学院负责做好档案的接收、建档、保管和交接等工作；员工处负责指导学院做好档案管理以及档案的交接、保管和转递工作。
    第六条各学院、各有关部门必须将员工档案材料的形成、积累、整理、归档等各环节纳入本单位员工管理制度中去，切实维护档案材料的真实、完整。
第三章  员工档案材料的归档
    第七条归档范围
（一）中学阶段形成的材料，包括党团组织材料（入团、入党志愿书）、高中毕业生登记表、员工成绩登记卡、体质测试表、中员工社会实践活动登记表、中华人民共和国员工体育合格证、高等学校招生考生志愿卡、高等学校招生考生体格检查表等。
（二）本、专科阶段的材料，包括党团组织材料、奖励或处分材料、高考录取通知书、新生入学健康体检表、员工登记表、员工成绩登记卡、毕业生鉴定表、实习成绩册、学位授予表、毕业生健康体检表等。
（三）研究生阶段的材料，包括党团组织材料、《公司硕士研究生录取情况登记表》（或《公司博士研究生报名登记表》）、《公司研究生学籍卡》、《公司研究生学位授予登记表》以及奖惩材料等。
    第八条归档要求
（一）学院负责接收新生档案材料，检查档案材料是否齐全，根据有关要求进行整理。
（二）学院负责在员工二年级时将档案材料移交员工处员工档案管理室，交接双方清点核对后，填写员工档案转交清单一式两份（一份交员工处档案室，一份留本学院）并签字。
（三）凡需归档的材料，必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，由承办部门盖章，注明形成材料的时间。文字须是铅印、胶印、油印、或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写，严禁使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写，除电传材料须复印存档外，不得用复印件代替原件存档。
第四章  员工档案的保管
    第九条各学院应根据实际情况，建立员工档案管理制度，指定专人负责管理档案。对接收的员工档案应按学号顺序排列，及时进行整理，分年级、班级专柜存放。档案管理人员要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防档案的毁损、失散和泄密，并做好档案的防火、防盗、防鼠虫、防尘、防光、防潮工作。
    第十条员工档案的查、借阅
（一）非属工作需要，任何人不得查阅、借阅、复印员工个人档案。
（二）员工不得查、借阅本人档案。
（三）因工作需要查、借阅员工档案者，须填写《查、借阅员工档案审批表》，对学院保管的员工档案由分管员工工作的负责人审批；对员工处保管的员工档案由员工管理科审核，分管处长审批。借期最长不得超过两周。
（四）借、阅档案只限借阅人使用，借阅者要严守机密，妥善保管，不得拆卸、涂改、划圈、自批、抽页、添加和污损档案材料，应保持档案的整洁、完整。
第五章  员工档案的转递
    第十一条员工毕业离校前和退学时，各学院档案管理人员须在员工处统一指导下，配合整理好毕业生和退学员工的档案，及时做好整理、归档和转递等工作。
    第十二条员工处档案管理人员在转递员工档案时，须仔细填写《员工档案材料转递通知单》，将其归入员工档案，待检查无误后在骑缝线粘贴密封签，并加盖公章。
    第十三条员工档案不能交给员工本人携带，应统一由员工处档案管理人员通过机要部门寄送。毕业生档案寄至用人单位人事部门或其上级主管（人事代理）部门；开除学籍的员工档案寄至户籍所在地。
    第十四条员工档案转出时应在档案底册上注明该档案何时转往何处等相关内容。档案转出后一个月内仍未收到回执，由员工处发函催要；收到回执后，档案管理人员要将其粘贴在《员工档案材料转递通知单》存根上。
第六章  附则
    第十五条上级有关规定对本办法涉及事项另有规定的，从其规定。
    第十六条本办法由员工处负责解释，自公布之日起施行。